Gestão de Qualidade – 10 Indicadores que comprometem sua produtividade e como Corrigi-los

Produtividade-e-maus-hábitosA vida gira em torno de hábitos e costumes que podem interferir em sua produtividade. Estão presentes e são os responsáveis por tudo que fazemos. Seja certo ou errado.

Quando criança, seus pais lhe ensinaram a importância de tomar banho e escovar os dentes, certo?

Você nem sabia do que se tratava. Pois quando bebê, você nem tinha muito como escolher não é? Eles te pegavam e quando percebia, já estava aos prantos dentro da banheira. Rsrs.

Mas você cresceu. Aí começou a entender um pouco das coisas. Viu o quanto é importante e renovador tomar um bom banho e ter seus dentes saudáveis.

Evitando assim também o som apavorante daquela “maquininha do dentista”. Não é isso?

Hoje isso lhe reflete em saúde e bem estar.

Citei esse simples exemplo porque comigo não foi diferente (Rsrs), e creio que com a maioria das pessoas. Mas a intensão foi mostrar a você como os hábitos e costumes têm consequências positivas.

Entretanto, não posso deixar e mencionar que também estes, por sua vez, quando desenvolvidos de forma negativa, tendem a comprometer a harmonia e fluidez de tudo o que está a sua volta.

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Muitos profissionais têm sua produtividade e resultados comprometidos pelo fato de muitas vezes, sem a percepção correta, desenvolverem tais hábitos que os levam a esse fim.

Sendo assim faça essa pergunta a você mesmo: Tenho hábitos que comprometem minha produtividade?

Se você ainda não respondeu ou até já encontrou algum hábito, fique tranquilo, pois nesse artigo vou listar 10 indicadores que comprometem sua produtividade e o melhor, como você pode corrigi-los.

Está pronto? Então vamos a eles.

10 Indicadores que Comprometem sua Produtividade e como Corrigi-los

Indicador # 01 – A arte de procrastinar

A procrastinação é uma atitude comportamental e, nos dias de hoje, considerada como algo normal no ser humano.

Você talvez já tenha escutado essa frase: “Não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje”. Essa frase provavelmente não existe na “cabeça” de que tem o hábito de procrastinar.

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Pessoas que procedem assim tem o hábito de não conceder a importância e atenção devida a atividades e trabalhos, colocando-os de lado para resolverem outras coisas de menor relevância.

Sempre estão cometendo o ato de adiar algo ou prolongar uma situação para ser resolvida depois. A procrastinação sempre nos remete ao ato de negligenciar atividades.

Ela começa a ser prejudicial a partir do momento que passa a comprometer o andamento de rotinas pessoais e profissionais, ou seja, a produtividade.

Como corrigir

  • Desenvolva a prática de listar as decisões para assuntos a serem tomadas ao longo do dia, começando pelas que demandam mais atenção e/ou importância.
  • Outra dica é melhorar a divisão de tempo de trabalho, entretenimento e descanso. Isso ajuda em muito na eliminação desse hábito.

Indicador # 02 – Obsessão pela Caixa de Entrada de E-mails

Você não consegue ficar sem checar sua caixa de e-mails nem ao menos por 10 minutos. Constantemente está verificando a entrada de e-mails e respondendo aos mesmos.

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Com isso as interrupções se tornam quase que constantes, levando você a uma perda de concentração e indução a possíveis erros.

Chegando ao ponto de tornar sua caixa de e-mails como uma extensão da sua lista de atividades diárias.

Fica aqui a ressalva para os e-mails importantes e emergenciais. Pois normalmente, as lideranças costumam encaminhar seus e-mails após o término do expediente.

Isso também no tocante a andamento de projetos, pois estão ligados a tomadas de decisões e ações que precisam de acompanhamento de respostas.

Como corrigir

  • Procure alinhar com sua liderança formas de comunicação mais instantâneas, pontuais.
  • Reserve um horário, um tempo específico para que você possa estar lendo e respondendo aos e-mails.

Bem, fica aqui a dica. Eu sempre reservei os 15/20 minutos iniciais e finais do expediente.

Pela manhã logo ao chegar, minutos antes de iniciar o dia, pois caso fosse necessário, podia mudar alguma atividade da minha lista, e aos minutos finais do expediente.

Indicador # 03 – O Impulso em checar as Redes Sociais e Navegar na Internet

Atualmente “não há como proibir”, mas é fundamental que haja disciplina. Grandes empresas até entendem a necessidade, pois de maneira indireta, acabam por ajudar no fluxo de informações. Porém estipulando regras de uso.

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Facebook, Skype, Instagran, Twitter e outras mais se tornaram os vilões “comedores” de minutos preciosos durante o período de trabalho de muitas pessoas.

O que acontece é que o indivíduo incorpora as redes sociais, mais a sua constante navegabilidade na internet com todas as suas atribuições do trabalho.

Mais uma vez, seu tempo e atenção se tornam prejudicados. E isso também acarreta uma má impressão no ambiente de trabalho assim como para o profissional.

Como corrigir

  • Procure ficar off-line em todas as redes sociais.
  • Guarde o celular. Deixe-o fora de vista e do alcance de suas mãos.
  • Aproveite os intervalos para diminuir a ansiedade. Hahaha! É difícil mais é verdade, funciona.
  • Quanto à internet, determine, trate com você mesmo esse compromisso. Coloque horários para dar uma navegada (antes do início da jornada de trabalho, no intervalo do almoço e após o fim do dia).
  • Só acesse a internet se for realmente necessário (trabalho). Pesquisa de informações, contratação de serviços, etc.

Indicador # 04 – Reuniões Irrelevantes e Numerosas

Esse é um assunto delicado. Certa vez, conversando com um amigo, ele me relatou o seguinte fato.

Certo dia de trabalho em que ele se encontrava assoberbado de atividades, seu superior se aproximou solicitando que o acompanhasse a uma reunião.

Acatando a solicitação, ele foi à reunião. Após o término desta, e ao perceber que foi uma total perda de tempo, pois concluiu que sua presença ali era desnecessária.

Com muita sutileza abordou o assunto com sua liderança. E para sua surpresa, obteve como resposta o seguinte: “Precisava que nosso departamento tivesse um número maior de pessoas a fim de causar uma boa impressão”.

Resumo, ele perdeu minutos preciosos do dia e atividades ficaram pendentes.

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Você participa de todas as reuniões em que é chamado? Mesmo aquelas em que não lhe dizem respeito, isto é, referente a assuntos que não tem nada haver com sua área ou setor?

Participa de reuniões onde não há uma pauta prévia e um responsável pela mesma?

Está presente em reuniões onde se fala de assuntos desnecessários e sem foco?

Assiste a reuniões onde constantemente há a interferência de pessoas prolixas?

Se sua resposta é sim. Está na hora de começar a dizer não.

Como corrigir

  • Seja seletivo, mas profissional. Só participe de reuniões onde sua presença é estritamente necessária. Exceto as extraordinárias.
  • Solicite sempre a pauta prévia da reunião.
  • Se seu amigo é prolixo, bata um papo com ele a fim de ajudá-lo. Se não o conhece, informe a liderança afim de que o faça.
  • Se lhe compete e há liberdade, procure manter a reunião com foco e propósito definido.

Indicador # 05 – Autossuficiência e perfeccionismo

Existe uma diferença muito grande em executar uma atividade específica onde se requer muita atenção e cuidado daquelas em que você se isola para realizá-la sozinho.

Profissionais que agem assim tem grande dificuldade de se relacionar e/ou trabalhar em equipe. Delegar e descentralizar poderes.

Acham que ninguém é capaz de fazer igual ou com a mesma qualidade com que fazem determinada atividade.

Isso é muito ruim, pois o reflexo será imediato no momento em que precisar da ajuda de outros.

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Vivemos em sociedade, não se esqueça disso.

Você deixa de entregar alguma atividade ou honrar um compromisso porque este não está bem feito? (no seu ponto de vista). Ainda que de fato esteja totalmente aceitável?

Então, esse é um erro muito comum em profissionais que cobram tanto de si mesmo a ponto de negligenciar a entrega de atividades pelo simples fato de saberem a diferença entre o feito e o perfeito.

Acaso você derruba um muro só porque o espaçamento do último tijolo ficou com uma diferença de cinco milímetros?

É evidente que não!

Como corrigir

  • Dê um voto de confiança aos que te cercam. Com certeza o trabalho sairá mais rápido. E ainda que ocorra algum tipo de erro, haverá tempo de repará-lo. Pois todos estão trabalhando juntos.
  • Se permita ver as qualidades no próximo. Certamente você irá se surpreender.
  • Seja mais flexível nos dois aspectos, até porque, ninguém é insubstituível.
  • Saiba separar atribuições específicas de trabalho em equipe.
  • Agora, tenha calma. Nada como um dia após o outro. Toda mudança precisa e deve ser gradual.

Indicador # 06 – Disponível – full time

As interrupções e a dificuldade em dizer “não” estão entre as maiores ameaças á produtividade.

Quase sempre elas desconcentram o profissional e fazem com que ele assuma muitas responsabilidades ao mesmo tempo aumentando assim a probabilidade a erros.

Mas você é incapaz de dizer não. Não importa se isso vai lhe trazer ou comprometer sua produtividade.

Você está sempre disposto e disponível a ajudar, independente da atividade e do tempo que vai demandar.

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Isso pode te levar a um conflito. Pois se acaba confundindo o fato de ser prestativo com o momento em que for advertido pelo não cumprimento de suas atividades e atribuições.

Esse fato fez-me lembrar de outro caso em uma empresa que trabalhei.

Um integrante da equipe em que eu fazia parte tinha esse hábito.

E após ser interrompido repetidas vezes por seu líder por meio de inúmeras solicitações ao longo do dia, no final deste, o líder lhe cobrou determinada tarefa.

O integrante por sua vez, justificou a não conclusão da tarefa alegando não ter tido tempo por estar atendendo aos pedidos do chefe.

Surpreso, ouviu a seguinte resposta: “E por que você não me disse que não poderia fazer? Simplesmente eu pediria a outro”.

Moral da história: aprenda a dizer não (mas saiba como fazê-lo). Caso contrário, isso pode lhe custar o seu emprego. 

Como corrigir

  • Não queira “abraçar o mundo”. Você dever ter o controle do seu tempo.
  • Só assuma um compromisso se ele não for afetar o seu dia. Salvo se a ordem vier de cima e em caráter “impositivo”. Aí fique tranquilo.
  • Muitas pessoas sofrem desse hábito por não saber dizer não. Mas o problema não é falar não como resposta.
  • A questão é simples. É saber como dizê-lo.

Indicador # 07 – Má gestão do seu precioso tempo

Um pouco diferente do hábito anterior, o problema não está no fato de não ter tempo ou constantes interrupções.

Aqui, a questão é o fato de ter o tempo necessário, porém não saber administrá-lo de forma correta.

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Pessoas ao realizarem suas atividades, muitas vezes, se confundem na hora de definir quais das tarefas são de fato importantes, urgentes e circunstanciais.

Pessoas vivem frustradas alegando que o dia passou e não tiveram tempo de realizar metade da sua lista de compromissos diários.

Aqui eu quero fazer uma ressalva. Já ouvi profissionais falando que a elaboração de listas não são legais e que levam a pessoa ao imediatismo.

O que acarreta um elevado nível de ansiedade.

Vamos por parte. O imediatismo acontece quando uma determinada atividade é realizada abruptamente, sem pensar, apesar de no primeiro momento soar positivamente.

Mas engana-se quem procede assim.

Pensar pouco antes de iniciar uma tarefa aumenta em muito a probabilidade de que erros aconteçam e de que retrabalhos sejam necessários.

Entretanto, acredito que existem tarefas simples e complexas. E que ambas precisam estar em uma lista (check list), isso é planejamento.

E no tocante a preparação da lista, deve-se ter coerência quanto ao fator tempo e complexidade das atividades a fim de que tudo seja “harmonioso e executável”.

Lembre-se, você é o dono da “receita”.

Como corrigir

  • Saber diferenciar muito bem o grau de cada atividade, pois quem ainda tem dificuldades em fazer essa distinção, torna-se refém da principal “vilã”, as atividades urgentes.
  • Isto é, demandas que surgem ao longo do dia, mas que muitas vezes não estão diretamente ligadas a circunstâncias mais importantes, mais duradouras e que têm maior valor para o profissional e para empresa.
  • Estas, por sua vez, se orienta dedicar no máximo 20% do tempo e não mais que isso.
  • Já as tarefas tidas como circunstanciais, que não agregam valor ou benefício direto ao curso do dia (como uma visita inesperada a empresa) não devem merecer mais que 10% do seu tempo.
  • E por fim, os 70% restantes, devem ser dedicados a tudo aquilo que se considera importante.

Indicador # 08 – Falha no Canal de Comunicação

Fato é: Comunicação é um dos fatores determinantes para o sucesso ou fracasso de uma empresa. E quando essa começa a apresentar sinais de falhas, algo precisa ser revisto com urgência.

Devido a brechas na comunicação, outras áreas podem ser comprometidas. Prazos podem ser perdidos se não forem compreendidos corretamente.

Da mesma forma, por falta de informação, colaboradores podem não estar completamente engajados com o projeto comprometendo os resultados.

E devido à falta de atenção a produtividade fica prejudicada.

Assista ao vídeo. Ele exemplifica de maneira bem divertida a falha na comunicação:

Como corrigir

  • A equipe ou profissional precisa estar ciente de todas as informações inerentes ao projeto para que assim possa estar completamente comprometido e atento.
  • O feedback é fundamental. Após você passar uma informação, pergunte a outra pessoa se ela entendeu ou se há dúvidas a respeito e solicite a outra pessoa que lhe repasse tudo.
  • Muitas pessoas ouvem, porém poucas escutam de fato. Atente para isso.

Indicador # 09 – Alimentar-se mal

Você já se sentiu ou se sente indisposto ou com sonolência logo após o almoço?

Se a sua resposta foi sim, não se preocupe. Pois você é mais um brasileiro dentre muitos que sentem essa mesma sensação.

Em uma pesquisa realizada pela OIT – Organização Internacional do Trabalho apresentou a relação entre a produtividade e a alimentação dos empregados. (fonte/Unimed).

E concluiu que em alguns países a nutrição deficiente chega a atrapalhar o rendimento de até 20% dos trabalhadores.

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E uma das formas de amenizar e até diminuir esses efeitos é mudar esses hábitos alimentares por meio de uma alimentação mais saudável, rica em glicoses (mais energética) e eliminando aquelas que contém mais carboidratos e gorduras.

E lembre-se: sair para trabalhar de estômago vazio diminui a concentração em suas atividades. Portanto, se possível procure tomar um bom café da manhã.

Caso contrário o reflexo virá no almoço por meio de uma compensação amigável a mais de comida.

Outro vilão é o café, que apesar de ser uma bebida muito comum nas empresas, se consumido em excesso (a partir da quinta xícara) perde seu efeito benigno aumentando a taxa do cortisol (hormônio relacionado ao estresse).

Como corrigir

  • Se possível, antes de sair para o trabalho, coma algo.
  • Alimente-se regularmente. Em pequenos intervalos de tempo. Você manter sempre a sensação de saciedade.
  • Com isso não fará exageros no almoço. E ao almoçar, evite alimentos ricos em carboidratos e gorduras.
  • Ah! Não passe da quinta xícara de café! Rsrs.

Indicador # 10 – Multitasking – o famoso multitarefas

Aqueles que realizam várias atividades ao mesmo tempo na empresa, costumam ser bem visto e mais valorizados?

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Mito ou verdade?

Mito, pois embora a habilidade em realizar várias coisas ao mesmo tempo dê a sensação de que os projetos e demais atividades estão fluindo mais rapidamente, a velocidade com a qual as tarefas avançam é lenta.

Com base nessa falsa impressão você pode concluir que “ser ágil” não significa “ser eficaz”, uma vez que se comparado ao profissional multitasking, o tradicional tem sua produtividade menos comprometida.

Pois, diante de uma interrupção, o cérebro leva cerca de 20 minutos para se concentrar novamente, segundo dados da neurociência.

E você, se considera um multitasking? Se a sua resposta for positiva, seguem abaixo algumas dicas que irão te ajudar.

Como corrigir

  • Primeira atitude: d-e-s-a-c-e-l-e-r-e-!
  • Procure planejar enumerando as atividades do seu dia e execute cada uma delas de forma sequencial.
  • Esforce-se em só iniciar a atividade seguinte após ter toda a certeza de que a anterior foi totalmente concluída.
  • Seja forte aos apelos externos como: leitura de e-mails, redes sociais e internet.
  • Tenha foco e concentre-se em fazer uma coisa de cada vez.

Entenda que quando conversamos sobre hábitos e costumes, estamos falando de coisas que já se tornaram parte do nosso cotidiano.

E que para a correção delas, será necessária muita força de vontade e disciplina.

E estas, eu não tenho dúvida, de que você as tem de sobra!

Portanto, não desanime caso falhe no primeiro momento. Siga em frente.

Forte abraço e até o próximo artigo.

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Marcelo

~> http://www.GuiaViverOnlineHoje.com/ - Empreendedor Digital - Sempre acreditei que toda pessoa possui virtudes e talentos que ainda não foram descobertos, os quais podem elevá-la a níveis jamais vistos e alcançados. Empreender transforma, mudou minha vida e a maneira de ver o mundo e as pessoas. Hoje vivo trabalhando com Marketing Digital e ajudando outros a conquistarem seus sonhos e ideais por meio desse segmento tão transformador.

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